国家认证认可监督管理委员会


关于印发《关于进一步改进和深化认证监管执法工作的指导意见》的通知

国认法[2008]14号


各直属检验检疫局，各省、自治区、直辖市、计划单列市和副省级城市质量技术监督局，新疆生产建设兵团质量技术监督局：

　　为深入贯彻落实全国质量监督检验检疫工作会议和第六次全国认证认可工作会议精神，进一步加强认证监管执法工作，深化认证监管执法机制制度建设，现将《关于进一步改进和深化认证监管执法工作的指导意见》印发给你们，请结合实际情况认真贯彻落实。

　　附件：《关于进一步改进和深化认证监管执法工作的指导意见》



　　二○○八年三月二十一日
附件：
关于进一步改进和深化认证执法监管工作的指导意见

为认真贯彻党的十七大精神和中央经济工作会议要求，全面落实全国质量监督检验检疫工作会议部署，充分发挥质检职能作用，不断改进和加强认证监管和执法工作，切实提高认证监管执法效能，根据第六次全国认证认可工作会议精神和要求，现就进一步推动认证规范执法、严格执法、责任执法，提出如下意见：
一、改进和深化认证监管执法工作的基本原则
（一）改进和深化认证监管执法工作应坚持“总揽全局、突出重点、依法监管、强化服务”。一是总揽全局、稳妥推进。以保障《认证认可条例》和《国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定》的有效实施为目标，确保权责统一。既要着眼于长远，总揽全局，建立全程监管的长效工作机制，也要结合各地工作实际，因地制宜，科学筹划，稳妥推进。二是突出重点、开拓创新。认证监管工作任重道远，要采取有力措施，采取突出工作重点，以点带面，逐步推进的方式，不断扩大认证监管的覆盖面和认证执法的广度，力争通过几年的努力建立起比较完善的领导有力、行动迅速、监管有力的认证市场监管网络体系。三是依法监管、严格把关。制定和完善相关监管制度和规定、严格实施责任追究制度。四是强化服务，促进发展。以良好的作风，高度的责任感、紧迫感和使命感，推进认证监管和执法能力建设。结合各地实际，把认证认可法律法规的各项要求落到实处，重在健全制度，规范行为。
二、转变观念，调整思路，进一步健全完善认证监管执法工作机制
（二）确定职能定位，切实履行认证监管执法职责。认监委和各级质检部门作为《认证认可条例》和《国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定》明确规定的认证执法主体，要根据认证监管面临的新形势和新任务，切实履行管理职责，适应依法实施认证行政管理的要求。认监委履行全面组织、协调、督导全国认证监管执法工作职责；各直属出入境检验检疫局和各省、自治区、直辖市质量技术监督局（以下简称各省级质检部门）履行本辖区内认证监管执法工作的具体组织部署、协调指导、监督检查以及违法案件督办、查处职责。各直属出入境检验检疫机构的分支机构和省以下各级质量技术监督部门（以下简称基层质检部门）在本辖区内根据省级质检部门的组织部署和指导下开展认证监管执法工作。
（三）明确监管内容，确保监管职责落实到位。各级质检部门要依法加强对认证机构和与认证有关的检查机构、实验室，认证咨询机构以及认证、认证咨询从业人员从业活动和认证结果的全过程监督管理。对在日常巡查或者通过认证投诉举报调查发现的认证机构和与认证有关的检查机构、实验室，认证咨询机构以及认证、认证咨询从业人员存在涉嫌违法违规行为的，要依法进行严肃处理。各省级质检部门应切实发挥区域管理职能，认真做好本辖区内此项工作的监督、检查和指导工作。要通过采取有效措施，完善认证投诉举报制度，充分发挥社会监督作用，努力形成政府主导、部门配合、上下联动、社会各方面共同参与的认证监管工作机制，建立起覆盖全社会的认证质量和有效性监管网络。
（四）切实发挥区域管理职能，提高监管效率和效能。各省级质检部门应当根据总局和认监委认证监管执法工作的整体目标，结合本辖区的实际情况，充分发挥区域管理职能，因地制宜，自主制定本辖区内认证监管和执法工作规划、计划。要不断创新机制、完善制度，规范工作，提高效率，真正做到监管要有新思路，执法要有新突破，工作要有新举措。
各省质检部门应当根据总局和认监委行政执法目标和计划制定本年度认证监管执法工作计划报认监委，并每半年向认监委报送计划落实的工作总结，以便认监委全面掌握全国认证监管执法工作的整体情况，并进行有针对性地指导和检查。
（五）协调合作，各司其职，保证认证监管执法工作高效、有序开展。各级质检部门应当建立“以认证监管机构为主导，以专职执法机构为主力，以法制工作机构为执法监督”的认证执法工作机制，并按照统一执法的原则，认证监管机构、法制工作机构、专职执法机构应当相互配合、分工协作、权责一致，通过强化部门联动，狠抓责任落实，确保认证监管执法工作取得实实在在的成效。
认证监管机构在认证执法中的具体职责是：按照总局、认监委和所在局认证监管工作目标，拟定本辖区认证监管规划、计划；制定本辖区认证监督检查计划并组织实施；推动认证制度在本辖区的实施；指导、协调本辖区认证监管工作；负责本辖区认证市场和认证活动的监督管理工作。专职执法机构在认证执法工作中具体职责：对根据举报、日常监管和上级或者其他部门移交的涉嫌认证违法案件进行立案处罚；法制工作机构在认证执法工作中具体职责：承办认证违法案件审理工作；办理认证行政复议和行政诉讼工作；组织认证行政案件听证工作；监督检查认证行政案件办理质量和依法行政情况。
三、以实现全过程监管为目标，改进和完善认证监管措施
（六）改进完善监管方式。各省级质检部门要不断创新认证监管实践，要按照重抓源头，强化监管，完善制度，提高能力的要求，完善监管措施，强化监管手段，加大执法监管力度，完善长效监管机制，实现认证全过程监管。既要重视认证过程，更要重视认证结果与有效性的保持。建立认证结果的质量和行政监管责任可追溯体系，将原来仅对违法违规行为的事后监管的单一机制，改变为事前预防、事中监督、事后监管的联动机制，使监管关口前移，形成全过程监管，切实履行行政职责，形成快速反应和及时处置机制，及时发现违法违规行为的苗头，把问题解决在萌芽状态，减小社会影响；建立获证企业分类管理工作机制，突出重点，对在日常认证监管执法中发现违法违规行为或者发生重大质量事故的企业要重点加强监管力度和频次，对社会信誉度和质量管理水平较高、生产条件良好、产品质量稳定、诚实守信的企业要减少监督和巡查频次；建立认证结果国家监督抽查机制，各省级质检部门每年应根据本辖区获证企业和产品的实际状况，结合认监委的统一部署，确定抽检获证企业和产品的比例和数量，重点检查获证企业和认证机构执行认证认可法律法规情况、管理体系正常运转情况、认证证书和认证标志使用情况、认证产品质量把关情况、认证变更情况等；建立获证企业黑名单制度，各省级质检部门要向认监委动态上报依法查处的重大违法企业名单，由认监委统一对外公布。
（七）建立获证企业的巡查制度。各级质检部门对本辖区内企业在摸清底数的基础上，要建立完善巡查制度。对出口生产企业，由检验检疫部门负责，对其他生产企业，由质量技术监督部门负责。各省级质检部门可结合本辖区生产企业的实际情况，根据认监委公布的获证企业和产品信息，适时发布重点监管企业和产品目录。各市、县级质检部门可以按照省局确定的重点监管企业和产品目录，结合企业规模、信用等级、质量状况等确定巡查频次。特别是要加大对重点产品的产品质量监督抽查力度，扩大覆盖面，增加抽查频次。巡查的重点是检查企业的准入条件、生产环境、生产记录、检测记录以及其他有关质量安全规定的执行情况。对巡查中发现企业存在质量问题的，要依法责令其整改，明确整改要求，并进行跟踪，同时抄送相关认证机构。
（八）建立认证活动行政监督制度。各省级质检部门应选拔一批既懂认证专业知识又熟悉认证法律法规的监管人员，建立认证活动行政监督员队伍。认证机构在对本辖区内企业进行认证评审、复评审和工厂检查时，应当提前5日通报企业所在地省级质检部门认证监管机构，各省级质检部门可以根据工作实际和本辖区认证监管重点，自行决定是否委派行政监督员进驻企业评审和检查现场，跟踪评审和检查过程。行政监督员不参与、不干涉评审和检查工作，只是见证、评价认证机构的工作质量和掌握认证企业管理体系运行的有效性和产品质量安全状况。
（九）规范完善认证监管资源共享机制。认监委将进一步完善认证监管动态信息库，全面、及时、准确公布合法认证机构信息、认证机构专职审核员信息以及获证企业和产品信息，上传信息实行每月更新，为各级质检部门有效开展认证监管和执法工作提供便利和信息保障；各省级质检部门与认证机构之间建立信息及时传递机制，认证机构应在每月10日前向各省级质检部门认证监管机构通报其辖区内获证企业和产品被撤销、暂停、注销认证证书的详细动态信息；各级质检部门通过国家监督抽查、地方监督抽查和日常巡查过程中，发现获证企业或者产品有违法违规行为的，要依法进行处理，并通报认证机构，强化证后监督，问题严重的，认证机构要撤销、暂停认证证书，以确保认证有效性。
（十）建立认证机构协助配合认证执法技术保障机制。认证机构有义务向各级质检部门及时提供认证监管执法工作中所需要的获证企业或者获证产品的相关认证信息和技术资料，并有义务应质检部门要求而提供必要的技术支持。
（十一）建立质检系统执法监管协作机制。各省级质检部门之间要进一步加强沟通协作，互通有无，实现认证监管执法，特别是违法企业和产品信息互通、资源共享、协同监管、联动办案，整合执法资源，提高办案效率。逐步形成步调一致，行动统一的集中执法群体，加大执法协作力度，对于相互间的执法协助请求，必须给予协助。必要时，总局和认监委进行督办。
四、明确监管重点，加大处罚力度，推动认证执法监管工作纵深发展
（十二）突出重点，开展专项整治。各级质检部门要在巩固发展产品质量和食品安全专项整治成果的基础上，深入开展认证专项执法检查，加大工作力度，严格规范认证活动，切实维护认证市场良好秩序。紧紧围绕广大人民群众反映强烈的获证企业认证有效性差和与广大人民群众生活密切相关、消费者投诉多的强制性认证产品开展重点企业和重点产品专项执法检查；围绕城市社区、城乡结合部、农村市场开展重点区域专项执法检查；主要解决辖区内未获强制性产品认证产品出厂、销售和获证组织认证有效性偏低的问题，切实提高认证有效性。要精心组织，上下联动，要在声势、实效、震慑力上下功夫，各地还可结合本地区实际，选择重点，认真适时组织好专项检查。
自2008年起，各省级质量技术监督部门应结合本辖区实际情况，力争用3至5年的时间完成辖区内属于强制性认证管理的产品100%建立生产企业质量档案，基本解决无证出厂销售的问题。总局和认监委将定期有重点地组织抽查，检查验收各省生产企业质量档案建档情况。
（十三）加大执法力度，严惩认证违法行为。各级质检部门要集中执法力量，强化案件查办工作，重点查处应获强制性产品认证而未获认证、应加施强制性产品认证标志而未加施认证标志、假冒、伪造强制性产品认证证书和认证标志、违反强制性认证产品一致性要求、认证机构虚假认证、非法认证等违法案件，特别要抓好对大要案件的排查和查处工作，认真清理积案。对涉嫌犯罪案件，要依法及时移交公安机关。真正形成全国认证执法工作一盘棋，监管力量拧成一股绳，刨根究底，切实发现问题，揪出大要案，提升认证执法工作的权威和社会地位。
五、加强组织领导，狠抓检查落实，确保认证执法监管工作落实到位
（十四）加强领导，严格责任。各级质检部门要在当地党委、政府的统一领导下，结合当地实际研究制定和实施认证监管执法工作规划和计划，切实加强组织领导，密切与相关职能部门协作配合，认真履行认证监管职责。要建立健全属地监管领导责任制，一把手负总责，主管领导负直接领导责任；要建立健全指导监督责任制、岗位责任制和认证监管考核机制，强化认证监管责任追究制度。
（十五）强化监督，狠抓落实。要充分发挥全系统各级纪检、监察机构的职能作用，对执法人员履行认证监管执法职责是否到位及是否依法行政进行效能监察，对认证监管中失察、失职、渎职造成严重后果的，要依法依纪追究有关单位、领导和责任人的责任。要采取重点督查、交叉检查、明察暗访等办法，一级抓一级，层层抓落实，切实做到认证监管工作组织领导、工作任务、工作措施、工作责任、人员力量逐一落实到位，保障认证监管执法有序开展，促进认证认可工作又好又快发展。
（十六）请示报告，上下联动。各省级质检部门对本辖区内发生的重大认证质量事故和涉外案件、有较大社会影响、罚款数额较大的行政处罚案件，行政复议、行政诉讼案件，应及时向认监委报告；对认证执法依据、范围、程序等不明确或执法上有争议的，应及时向认监委请示。各级质检部门应建立健全涉外案件、有较大社会影响、造成严重后果以及罚款数额较大（罚款金额在10万元以上的，含10万元）等重大认证违法案件逐级报告制度和案件协查与协作机制；在对认证机构实施行政处罚（财产罚）后，应将处罚结果5日内报告省级质检部门，省级质检部门应在收到报告后于次月5日前报告认监委，以便于认监委全面掌握认证机构遵法、守法动态以及依法对违法认证机构采取相应的后续处理措施。
（十七）加强培训，提高能力。各省级质检部门要注重加强认证监管执法人员的业务素质建设，要在提高认证监管执法人员三个能力上下功夫：一是提高政治能力。每位认证监管执法人员都要严格遵守政治纪律和组织纪律，牢固树立为“以人为本”的工作理念，决不能滥用权力，决不能用行政处罚作为创收手段。二是提高业务能力。加强法律法规的学习培训，全面提升业务素质，加强上岗前培训，加快知识更新。三是提高工作创新能力，要针对认证监管行政执法工作新情况、新问题，加强调查研究，及时发现新动向，准确分析新特点，努力把握其阶段性、规律性和趋势性，深入探索主动做好工作的新途径，不断创新工作思路和方式方法，切实提高认证监管执法工作的创新能力。
六、注重完善保障机制，促进认证执法监管工作可持续发展
（十八）重心下移，完善保障机制。进一步按照总局和认监委联合下发的《关于进一步加强和改善认证行政执法工作的意见》（国质检认联[2007]146号）要求，各省级质检部门应明确设立认证监管机构，综合协调认证监管工作，认真实施认证认可法律法规和方针政策，制定并实施本辖区认证监管工作规划或计划，同时要保证基层质检部门有专人负责认证监管工作，有条件的应设立专门的监管机构，确保认证监管各项工作落到实处。各省级质检部门要不断强化认证日常监管，将认证监管重心下移，将监管任务和责任层层落实到基层质检部门。各省级质检部门要从资金、设备、人员配备等方面全面加强基层质检部门的监管能力，有重点地向县级质检部门倾斜监管资源，从工作措施、组织措施和保障措施等方面对县级质检部门予以支持。要不断创新基层监管方式方法，进一步提高基层日常监管的科技含量和现代化水平；要加强对基层质检部门特别是县级质检部门认证监管工作的指导、督查和考核，充实基层执法力量，加强法律法规和认证监管知识培训；要统筹调整现有监管资金，保证认证监管工作所需经费，加大对认证监管的基础建设、监督网络、信息手段等方面的资金投入与支持，增强认证监管和执法保障能力。
各省级质检部门要高度重视认证监管执法工作，要以科学发展观为指导，充分认识认证认可事业改革和发展中所遇到的新情况、新问题，面对新形势和新任务，发挥认证监管执法工作对规范认证市场秩序，提高认证有效性的重要作用，增强服务大局意识和责任意识。坚持用改革和发展的办法解决工作中的问题，紧紧围绕认证认可事业发展的中心工作，充分发挥行政监管的功能和作用，保障和维护认证市场秩序，促进认证认可事业和谐发展。
山西省忻州市人民政府办公厅


忻州市人民政府办公厅关于印发忻州市人民政府办公厅公文处理办法的通知

忻政办发〔2012〕10号


各县（市、区）人民政府，市人民政府各委、局、办：

经市政府领导同意，现将《忻州市人民政府办公厅公文处理办法》予以印发，请遵照执行。原《忻州市人民政府办公厅关于印发〈忻州市人民政府办公厅公文处理办法〉的通知》（忻政办发〔2010〕252号）同时废止。

附件：收文流程图

发文流程图




二O一二年三月二日



忻州市人民政府办公厅公文处理办法


第一章 总 则


第一条 为进一步提高办公厅公文处理质量和效率，进一步加强公文处理的规范性、科学性，根据《国家行政机关公文处理办法》和省政府办公厅《关于印发山西省人民政府办公厅公文处理办法的通知》要求，结合市政府领导要求和办公厅工作实际，制定本办法。

第二条 市政府及其办公厅公文是履行市政府职能，在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是执政为民、依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效、“一口进一口出”的原则，做到及时、准确、安全。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条 市政府办公厅公文处理机构：

机要文书科是负责市政府办公厅公文处理工作的管理机构，负责承办国务院及国务院办公厅、省政府及省政府办公厅、市委及市委办公厅、各县（市、区）人民政府、市直各部门、省驻忻单位等来文的收发运转工作，负责承办市政府及市政府办公厅公文审核制发工作，负责对全市行政机关公文处理工作进行业务指导。负责已办结公文的整理（立卷）、归档、管理工作。

秘书一科、秘书二科、秘书三科、秘书四科、秘书五科、秘书六科、信息科（秘书七科）负责相关业务的公文办理。

办公室负责承办省直各厅、局和全省各市来文及办公厅内部事务来文的办理；

会务科负责承办市政府及市政府领导召开、出席的会议、活动的公文办理；

督查室负责市人大、市政协转来有关建议和提案的办理以及市政府督查事项的公文办理；

市政府应急办负责突发事件的公文办理；

其他科室负责承办各自工作职责范围的公文办理。

第七条 各科室应高度重视公文处理工作，认真遵守本办法。


第二章 常用公文种类及发文字号


第八条 市政府及其办公厅常用的公文种类主要有：

（一）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（三）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）议案。适用于市政府按照法律程序向市人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（六）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问。

（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级机关的请示事项。

（九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条 发文字号及签发：

（一）忻政发。市政府发布全市重大战略决策、政策措施，要求各县（市、区）人民政府、市直各部门长期贯彻执行的文件。分管副市长审核后，由市长签发。

（二）忻政。市人民政府向省政府的请示、报告。由市长签发。

（三）忻政函。市政府向市委、市人大常委会报送材料，请求批准事项；向省政府各厅、局报送材料、请求批准（询问）事项的函；与兄弟市政府或其他不相隶属单位商洽工作；对下级机关请示事项的批准、答复和批复；对某一方面工作做出安排、通报、奖惩等文件。市长签发。

（四）忻政发（密）电。市政府向省政府及省政府各厅报送较紧急的请示事项或情况报告。向全省各市政府或其他不相隶属单位商讨较紧急的事项；要求各县（市、区）人民政府和市直各委、局、办尽快贯彻落实的重大事项文件。由市长签发。

（五）忻政任。市政府对市委常委会、市人大及其常委会、市政府常务会议等会议议定的人事任免文件。由市长签发。

（六）忻政办发。市政府办公厅按照市政府工作部署，发布某一阶段对某项工作的安排，要求各县（市、区）人民政府、市直各部门贯彻执行的文件。由市政府秘书长签发，重大事项报告市长或分管副市长签发。

（七）忻政办函。市政府办公厅与兄弟市政府办公厅或其他不相隶属单位商洽工作；答复下级机关请示事项的批复；对某一具体工作进行安排，包括情况通报、奖惩通报；设立和调整市政府领导参加的临时议事协调机构等。由市政府秘书长签发，重大事项报市长、分管副市长阅示。

（八）忻政办发（密）电。市政府办公厅与省政府办公厅及省政府有关厅局、兄弟市政府办公厅或其他不相隶属单位商讨较紧急的事项；转发省政府办公厅明（密）传电报内容；要求各县（市、区）人民政府、各部门尽快贯彻落实的事项；由市政府领导出席的会议、活动通知等。由市政府秘书长签发，重大事项报市长、分管副市长阅示。

（九）忻政办。市政府办公厅内部重要工作、重要制度、工作规范发布，要求内部各科室及工作人员遵照执行的事项。由市政府秘书长签发。

（十）会议纪要。

1、市人民政府常务会议纪要。对省委、省政府及市委重要决定事项，市政府工作中的重要事项、议案、报告，审议政府规章草案，全市国民经济和社会发展全局性问题，全市经济形势及安全生产形势，市政府各部门和各县（市、区）人民政府请示市政府的重要事项，需要市政府审定的政府机构设置和职能确定，政府系统人事任免事项，需由市政府审定的财政重大支出、市属国有企业对外重大投资等的传达、研究、讨论、决定事项，形成会议纪要，由市长签发。

2、市人民政府专题会议纪要。对市政府日常工作中重要问题，涉及某一方面、行业、系统重要问题处理协调，涉及多个部门有关问题协调，上级重要会议的贯彻意见，市政府拟发布的重要文件，市长、副市长确定的其他事项研究、讨论、决定事项，形成会议纪要，由召集和主持会议的市长、副市长审定签发。

3、市政府办公厅会议纪要。需由市政府办公厅协调、涉及某一具体问题的研究、讨论、决定事项，形成会议纪要，由秘书长签发。

（十一）上述发文类别中，属于规范性文件范围的，按照《山西省行政机关规范性文件制定程序暂行办法》执行。


第三章 行文规则


第十条 各县（市、区）人民政府、市直各部门对报送市政府的公文，应当符合《国家行政机关公文处理办法》的规定。

第十一条 行文应当确有必要，注重效用。

第十二条 向市政府报送公文，内容应当为需要报告的重大事项，市政府要求报告办理情况的事项，须经市政府审批或者决定的事项。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，下级机关应当向直接上级机关请示和报告，不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示和报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第十四条 市政府办公厅受理各县（市、区）人民政府，市政府工作部门、部门管理机构、市直属事业单位、市属国有企业等下级单位的公文。县级人民政府和市政府工作部门应当通过市政府向省政府报送公文，市政府工作部门的下属单位应当通过市政府工作部门向市政府报送公文。

第十五条 属部门职权范围内事务一般不要请示市政府；应由部门自行发文或联合发文的，一般不得要求市政府批转或市政府办公厅转发。

第十六条 除市长、副市长、秘书长直接交办事项、紧急事项和必须直接报送的机密事项外，不得以机关名义向市政府领导个人报送公文。否则视为未报市政府，按程序重新办理。

第十七条 正确使用“请示”与“报告”文种。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。

第十八条 受双重领导的机关向市政府行文，应当写明主送机关和抄送机关。市政府向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级上级机关。

第十九条 请求市政府及其办公厅批转或者发文的事项，应当在“请示”中附发文依据、理由、代拟稿、电子文档及符合要求的移动存储介质。

第二十条 市政府可以与市委、市军分区联合行文；市政府办公厅可以与市委办公厅、市军分区司令部等联合行文，也可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。联合行文机关不宜过多。联合行文应当明确主办机关，主办机关先签署意见，其他机关依次会签；不得使用复印件会签。联合行文应按照党、政、军、群的顺序排列。


第四章 收文办理


第二十一条 收文办理指对各县（市、区）人民政府、市直各单位、市属企业报送市政府的请示、报告，省政府、省政府办公厅（省直各部门、其他不相隶属机构各类来文及密（明）电由办公室承办）来文及密码电报，市长的批示等公文（机要文书科承办）的办理过程，包括签收、登记、分发、审核、批（拟）办、承办、催办、转办、回复等程序。

第二十二条 对下级单位报送市政府或办公厅的公文，机要文书科应当进行初步审核。对不符合行文规则的公文，提出改正意见，改正后受理。

第二十三条 机要文书科承办人员对符合受理要求的公文核实收文时间、来文单位、文件标题、份数和联系方式，并签收登记。

第二十四条 机要文书科承办人员及时填写批办卡，提出公文承办意见，由相关业务科室办理，报分管公文的副秘书长阅批后，属情况性报告，送领导阅知；属请示件需要答复或发文的，报请有关领导阅示后按领导批示办理；对公文内容涉及两个以上科室的，确定主办科室；对有时限要求的，提出办理时限。

第二十五条 各科室应指派专人及时到机要文书科取文，对不属于本科室职责或不适宜承办的公文，应及时退回并说明理由；公文内容涉及两个以上科室职责的，主办科室应主动与有关科室会签。经会签同意并没有分歧意见的，按程序上报。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对需要反馈的公文，应及时将处理情况和结果反馈机要文书科。

第二十六条 凡呈送市政府的请示事项的文件，业务科室要了解掌握公文的政策背景，与有关单位和部门认真核实情况，综合分析研究后提出简明扼要、完整清晰的拟办意见，对比较复杂、涉及部门多的事项，要书面征求有关方面的意见，认真分析后提出拟办意见。拟办意见经科长审阅后按程序呈报市政府有关领导。

第二十七条 报领导批示的公文，领导应当及时批示。领导审批公文时，对有具体请示事项的，应当明确签署意见、姓名和日期；审批人圈阅视为同意；对没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十八条 领导批示后，业务科室承办人对领导批示要及时按程序转下一办理环节。领导批示意见未经允许，不得擅自传播。

第二十九条 凡批转由业务科室办理的公文，不需要协调的一般应在2个工作日内办理完毕；限时办理的请示、报告和其他文件，必须在时限内办完。

第三十条 对下列公文应附有紧急标志：必须在规定时限内办结，随叫、随到、随办的公文；按特提件（只限电报）处理的公文；必须在1个工作日内办结的或必须在3个工作日内办结但审批环节较多的公文；必须在2个工作日内办结的或必须在7个工作日内办结但需要转请有关部门提出意见的公文。

第三十一条 报领导同志批示或转请有关部门办理的公文，有关部门应在要求时间内反馈意见，逾期未复视为同意。特提、特急件和急件的办理，承办人员应直接跟踪、催办，及时提醒、反馈。业务科室承办人员要负责催办，紧急公文跟踪催办重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止积压、延误。

第三十二条 机要文书科承办人员根据领导批示，将公文转业务科室有关部门办理。转办时要复印领导批示，提出办理要求，明确办理时限，随文转出。属发文事项，进入发文办理程序。属答复请示事项的，酌情采取复印领导批示、编发领导批示抄清、办公厅便签函复和正式批复等形式答复来文单位并抄送相关部门。

第三十三条 在文件运行过程中，业务科室承办人员要及时跟踪，了解文件审批情况。如属缓办的，业务科室应注明“缓办”退机要文书科留存并告知报文单位及相关人员；属不予审批的，由机要文书科退回报文单位。

第三十四条 在公文呈批过程中，根据领导批示需修改或协调的文件及事项，按领导批示意见办，视为该公文暂已办结。待重新修改或协调意见统一后，再次按程序重新办理。

第三十五条 公文办结后，应注明办理结果。纸质文件应及时归档保存。机要文书科要不定时对公文办理情况进行通报，提出问题，改进工作。



第五章 发文办理


第三十六条 发文办理指以市政府或者市政府办公厅名义制发公文的过程，包括起草、受理、审核、审签、复核、登记、编号、缮印、用印、分发等程序。

第三十七条 业务科室对需以市政府或市政府办公厅名义发文的事项，负责草拟文稿并征求有关部门意见，并报分管工作的副秘书长审核。草拟公文应做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当实用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第三十八条 机要文书科根据《国家行政机关公文处理办法》负责对业务科室起草的公文进行审核制发。审核内容包括：

（一）文稿中的政策观点和需解决的问题，是否符合党和国家的方针、政策、法律法规，要求做什么和不做什么以及怎样做的界限要明确、清楚，如提出新的政策、规定等，应附有说明。

（二）文稿所反映的问题要准确，理由要充分，措施、意见要具有可操作性，涉及有关方面的问题应协调一致，前后内容无矛盾、无疏漏，与以前的有关文件保持衔接，如有冲突，应注明理由和根据。

（三）行文是否确有必要，注重效用；是否照抄照搬上级文件；是否已经会议统一部署或报刊已全文刊登；是否可由部门自行行文。

（四）文稿涉及其他部门的职责，如涉及到机构、编制、经费、土地、资源、行政许可、以政府名义表彰等事项，是否已征求相关部门的意见。

（五）公文审批程序是否完备。

（六）对应由部门自行发文的会议通知、经批准成立的市政府临时议事协调机构领导组一般成员调整的事项，不受理发文。

（七）能以办公厅名义发文的，不以市政府名义发；能以函的形式发文的，不以文件形式发文。

（八）公文文种要与行文目的、发文机关职责与主送机关的行文关系一致；人名、地名、数字、引文、日期等要准确一致；结构层次序数、国家法定计量单位、规范化简称要使用正确；主送机关要准确，抄送机关无错漏；秘密程度、紧急程度要适当；主题词标注要准确；正文、附件、协商会签意见、依据材料要齐全。

第三十九条 文稿送印以前进行发文登记，项目包括日期、拟稿单位、签发人、发文字号、标题、秘密程度、紧急程度、发送范围、印刷份数等。

第四十条 公文一经签发原则上不得改动，如经复核确需对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第四十一条 公文复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一规范，内容表达是否准确。

第四十二条 承办人员对文稿校对无误后，按照发文范围确定印发份数，签字后付印。

第四十三条 明传电报应及时送市委机要局并做好记录；密电要专人送市委机要局并签字。带有密级的文件及函件要严格编码登记，控制发文范围和印发份数。

第四十四条 文件印出后由机要文书科按发文范围分发。

第四十五条 按照《中华人民共和国政府信息公开条例》有关规定，需向社会公开的文件，由市政府信息公开领导组办公室负责人审核，在市政府网站和其他公众媒体上公布。


第六章 密码电报办理


第四十六条 密码电报的阅办和管理，严格按照国家及省、市有关规定执行。机要文书科负责省政府办公厅、市政府办公厅密码电报的递送和管理，并由专人负责办理。

第四十七条 密码电报办理程序：

（一）承办人员接到密码电报后，当面登记电报秘密等级、紧急程度、来电单位、来电日期、电报文号、电报标题。

（二）承办人员立即填写密电阅办卡片，送分管副秘书长提出拟办意见，按照送阅对象逐一送达领导阅批。

（三）送阅密电时，承办人员应提醒领导秘书及时送阅、妥善存放、避免泄密或散失；如属特急件或主送件，应提请领导抓紧处理。

（四）阅办密电必须在办公室进行（因特殊情况需送阅的，在阅后即交承办人员带回），个人不得抄存、翻印密电。

（五）领导批示有关科室或部门办理的，承办人员转有关业务科室签收，或复印通知有关部门凭工作证签字取件。

（六）领导批示需要发文的，应即转有关科室草拟文稿，按发文程序审批后发文。

（七）对于送阅过程中的密码电报，要随时记载下落，以备查考。领导批示的处理情况要在登记本上及时记载。

第四十八条 密码电报办理规则：

（一）经手人员不得在无保密措施的电话中谈论密码电报内容。

（二）经手人员不得在无保密措施的设备和网络上传输、存储、处理密码电报。

（三）不得携带密码电报前往与工作无关的场所。

（四）不得携带密电作为外出、开会、办事的凭证。

（五）密码电报办理每一环节都要严格履行签字、登记手续。

（六）密码电报须“密来密复”，严禁“密来明复”。

（七）绝密级电报不得复制；机密级、秘密级上级来电确需复制的，从严控制并按规定履行报批手续；其他密码电报确需复制的，应经领导批准。复制的密码电报按原件要求严格管理。

（八）密码电报传输递送须采取安全保密措施，由专人专车递送。

（九）送阅后收回和已传送的密码电报稿均须妥善保管。

（十）要定期检查，及时催办、清退，如遇有丢失、泄密情况，要如实向主管领导汇报，不得隐瞒。

第四十九条 密码电报要专人专柜管理，统一立卷归档。

第七章 特殊情况下公文的办理


第五十条 领导临时在外，遇紧急公文，如在忻州市范围，由业务科室负责送达审签；如领导在外地，应电话请示，并在公文批办卡上注明领导意见后办理，事后送领导补签。涉密文件须按照有关保密规定请示后办理。

第五十一条 领导一段时间外出时，可按领导意见办理或按外出协作分工及授权，报有关协作领导审批。

第五十二条 遇领导安排的紧急事项，应按领导意见及时办理，涉及其他科室时，承办人员须书面转达。

第五十三条 已经市政府常务会议审议通过的文稿，由拟稿单位根据常务会议议定修改后重新报送，直接进入发文程序。

第五十四条 为及时、有效应对突发事件，涉及应急方面的紧急公文可简化程序，由市政府应急办直接办理。


第八章 公文归档


第五十五条 公文办理完毕后须按照《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，定期归档。个人不得保存应当归档的公文。

第五十六条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第五十七条 以市政府办公厅为主办单位的联合发文，原件由机要文书科整理（立卷）、归档，非主办单位的联合发文，保存成文。

第五十八条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

第五十九条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。


第九章 公文管理


第六十条 公文管理应坚持统一管理、保守秘密、便于利用的原则。

第六十一条 公文由市政府办公厅机要文书科统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第六十二条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖机要文书科公文处理专用章。

第六十三条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第六十四条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经过办公厅负责人批准，可以销毁。销毁公文应当定期到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第六十五条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。


第十章 附 则


第六十六条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

第六十七条 本《办法》由市政府办公厅负责解释。

第六十八条 本《办法》自发布之日起施行。